Managementul sau gestionarea timpului este un proces de planificare si exercitare a controlului constient al timpului petecut in activitati specifice, in dorinta de ati imbunatati eficacitatea, eficienta si productivitatea.

Mai exact, inseamna sa stii cum sa-ti prioritizezi obiectivele si cat timp sa aloci fiecarei sarcini, astfel incat sa maximizezi rezultatele. Utilizarea eficienta a timpului iti ofera posibilitatea de a delimita cat mai eficient timpul petrecut pe anumite saricini.

Citeste mai jos

Bineinteles, timpul nu poate fi controlat, este pur si simplu, ce poti face, insa, este sa controlezi cum iti petreci acest timp si cum il folosesti pentru a-ti creste productivitatea si a evolua atat pe plan profesional, cat si personal.

Urmatoarele metode cunoscute sunt cele mai eficiente si dovedite tehnici de gestionare a timpului:

1. Tehnica Eat the frog

Mark Twain spunea: “Daca trebuie sa mananci o broasca, cel mai bine ar fi sa fie primul lucru pe care il faci de dimineata. Iar daca trebuie sa mananci doua broaste, cel mai bine ar fi sa o mananci pe cea mai mare prima.” Despre ce e vorba aici? Despre prioritizare. Mai exact, cele mai importante sarcini sau activitati, dupa cum spune citatul, trebuie facute dimineata. Intotdeauna incepe cu ceea ce e mai greu –  te ajuta sa iti organizezi mai bine fluxul de lucru si sa devi mai eficient.eat the frog

 

2. Tehnica 80/20

Cu totii am auzit de regula sau principiul 80/20 a lui Pareto, un economist italian, iar acesta se aplica si in ceea ce priveste gestionarea timpului. Ce spune mai exact principiul? Ca 80% din din rezultatele tale vin de la 20% din actiunile tale. Adica putine din actiunile pe care le intreprinzi in fiecare zi, aproximativ 20% te ajuta sa obtii 80% din rezultatele tale si au un impact semnificativ asupta vietii in general. Deci, cea mai mare parte din ceea ce faci, 80%, prin comparatie, nu este la fel de importanta. La fel ca in tehnica anterioara, este vorba despre prioritizare. Mai mult decat atat, odata ce delimitezi acele 20% din lucrurile pe care le faci, poti sa le acorzi o atentie deosebita.

80 20

Un exemplu in acest sens este acela ca, mare parte din zi, la munca, o pierdem cu verificarea e-mailului. Conform unui studiu realizat de McKinsey&Company, un angajat petrece 28% din timpul de lucru dintr-o saptamana verificand e-mailul. (https://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy). Iata aici un calculator care sa te ajute sa calculezi cat timp pierzi verificand e-mailul: https://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy. Acesta poate fi redus, iar timpul piedut poate mult mai bine gestionat.

Citeste si:  10 greseli de gestionare a timpului care iti scad productivitatea – partea a treia

3. Sistemul celor 4 D

Delete. Delegate. Do it now. Defer.

4D

Sterge-> Sarcinile care nu reprezinta o prioritate si care poate nu trebuie sa fie facute in primul rand pot fi eliminate. Intotdeauna trebuie sa te decizi in functie de consecintele neexecutarii task-urilor respective.

Citeste mai jos

Da-ne un like sau aboneaza-te la newsletter-ul nostru pentru a primi ebook-ul gratuit:

  • Portal Management Management si Leadership

    Tehnici de vanzare


Numele tau (obligatoriu)

Adresa ta de email (obligatoriu)

Deleaga-> Daca o sarcina este importanta, vezi cine este cu adevarat responsabil pentru aceasta sau daca poate fi delegata altei persoane. Bineinteles, doar in cazul in care ai alte sarcini mult mai importante de facut in ziua respectiva.

Actioneaza acum -> Unul dintre cele mai importante aspecte in managementul timpului este sa nu amani o sarcina importanta. Amanarea unui task important nu produce decat stres si anxietate. Fa-o cat mai repede.

Amana doar ce poate fi amanat -> Daca o sarcina nu poate fi realizata rapid si nu este un element cu prioritate, pur si simplu, reprogrameaz-o. Bineinteles, aici se incadreaza doar sarcinile care nu au un deadline sufocant si care nu reprezinta un interes major.

4. Multitasking-ul nu este raspunsul

multitasking

Multe persoane sunt de parere ca daca fac doua lucruri deodata, vor castiga mai mult timp. Se pare ca un studiu realizat de Universitatea din Stanford arata tocmai inversul (https://news.stanford.edu/2018/10/25/decade-data-reveals-heavy-multitaskers-reduced-memory-psychologist-says/). Sa incepi sa lucrezi la doua lucruri in acelasi timp scade dramatic productivitatea. In situatii in care exista mai multe informatii din surse externe, oamenii nu sunt capabili sa filtreze corect ceea ce este relevant pentru obiectivul principal. Iar daca sarcinile nu sunt indeplinite corect, vor trebui sa fie refacute, asta inseamna alt timp pierdut.

5. Borcanul de sticla

Poate printre cele mai cunoscute tehnici de prioritizare a sarcinilior, proiectelor sau, in general, a activitatilor este borcanul de sticla. Din ce in ce mai des folosit ca metafora, a delimita ce este cu adevarat important in viata, borcanul de sticla este o unealta eficienta de gestionare a timpului si clasificare a muncii de zi cu zi:

Rocile – cele mai importante proiecte strategice

Pietricele – proiecte si sarcini importante, dar nu critice.

Nisip – sarcini mai mici, nesemnificative.

Mai intai rezolvam stancile. Daca incepi cu sarcini mai mici si nesemnificative, atunci nu va mai exista loc de alte sarcini mai importante. Apoi, urmeaza pietrele si nisipul.