Atunci cand sunt organizate corect, banalele sedinte se pot transforma in sedinte eficiente si pot usura munca tuturor. O discutie de doar 5 minute poate salva timp si bani. Totusi, se intampla foarte des sa iti umple programul si sa nu fie altceva decat o pierdere de bani.

 

1. Stabileste subiectele de interes

Fa o agenda a subiectelor ce urmeaza a fi discutate si trimite-o participantilor din timp. Acest lucru ii ajuta sa se pregateasca, rezultatul fiind o sedinta eficienta si productiva, fara timpi morti.

 

2. Desemneaza un lider de intalnire

Alege un lider care se simte confortabil in postura de a stabili sedinta si de a o ghida corespunzator. Orienteaza-te spre cineva care beneficiaza in acelasi timp de respectul si de increderea echipei.

 

3. Evita folosirea electronicelor

Intre emailuri, telefoane si notificari, exista si alte lucruri care merita atentia ta pe parcursul unei zile de munca. Daca e posibil, incearca sa tii sedintele fara dispozitive. In felul acesta vei evita distragerile de orice fel si le vei transforma in sedinte eficiente.

 

4. Implica intre 4 si 7 persoane

Asa cum prea multi bucatari strica aluatul, prea multe persoane fac sedintele ineficiente. Este nevoie de tact, dar e important sa inviti sa participle la intalnire doar pe cei a caror contributie este intr-adevar importanta.

 

5. Stabileste ore precise

Daca echipa ta se chinuie sa ajunga la timp, incearca sa fixezi ore foarte specifice de inceput si de sfarsit. De exemplu, programeaza sedinta intre orele 9:23 si 9:46. Prin faptul ca timpul este atent specificat starnesti curiozitatea participantilor si eviti orice fel de prelungire inutila.

Citeste si:  Idei de cadouri pentru partenerii de business

 

6. Trimite noutatile prin email

Pe langa faptul ca se pierde timp, programand sedinta dupa sedinta poti ajunge sa iti obosesti inutil echipa. Daca pot fi anuntate prin email, noutatile si nu necesita inca o intalnire.

 

7. Tine intalnirea afara

O sedinta formala in jurul unei mese este potrivita, insa atunci cand nu exista hartii, de ce sa nu se desfasoare ca o discutie in aer liber? La capitolul sedinte eficiente, conteaza ambientul.

 

8. Comprima sedintele cat poti de mult

Atunci cand sunt presati de timp, oamenii tind sa se concentreze, sa lucreze mai repede si sa renunte la conversatiile inutile. Studiile arata ca angajatii inceteaza sa mai puna intrebari si se focuseaza pe a rezolva lucrurile, asadar sedintele ar trebui sa dureze maximum o ora.

 

9. Foloseste ultimele 10 minute pentru a recapitula

Pentru a progresa, fii sigur ca toata lumea a inteles in ce fel trebuie sa actioneze. Fa o recapitulare a ceea ce s-a discutat si aminteste-le celor prezenti cand si in ce fel trebuie sa se pregateasca.